電子記録債権で取引コストを削減する方法

「今月も手形の取り立てに行かなきゃ…」

経理部門にいると、こんなため息をついた経験はありませんか？

私自身、大手メーカーで12年間経理を担当していた時期、毎月のように手形の管理に追われていました。

紙の手形を整理し、期日を管理し、取立てに行き、紛失リスクに戦々恐々としながら保管する。

その負担は思っている以上に大きいものです。

電子記録債権とは、こうした「手間」という見えにくいコストを大幅に削減できる仕組みなのです。

2008年12月に施行された電子記録債権法に基づいて誕生したこの仕組みは、単なる「手形の電子化」ではありません。

取引コストという「見えない重み」を軽減し、経理担当者の肩の荷を下ろす可能性を秘めています。

この記事では、12年間の経理実務経験から得た知見をもとに、実務で本当に使える「電子化」の視点からお伝えします。

電子記録債権をうまく活用すれば、コスト削減だけでなく、あなたの働き方も変わるかもしれません。

電子記録債権の基礎知識

電子記録債権とは、電子債権記録機関が管理する記録原簿に電子的に記録することで、その発生や譲渡などの効力が生じる新しいタイプの金銭債権です。

「またややこしい制度が増えた…」と思われるかもしれませんが、実はこれまでの手形や売掛債権の問題点を解決するために生まれた画期的な仕組みなのです。

手形・売掛債権との違いとは？

手形と電子記録債権の違いを表で整理してみましょう。

項目	手形	電子記録債権
媒体	紙	電子データ
印紙税	必要	不要
紛失リスク	あり	なし
管理コスト	高い	低い
分割利用	不可	可能
譲渡性	裏書により可能	電子記録により可能

また、売掛債権との主な違いは以下の点です。

• 譲渡のしやすさ: 売掛債権の譲渡には債務者への通知が必要ですが、電子記録債権はシステム上で簡単に譲渡できます。
• 存在の明確性: 売掛債権は債権の存在を証明するのが難しい場合がありますが、電子記録債権は記録によって明確に存在が証明されます。
• 二重譲渡リスク: 売掛債権は二重譲渡のリスクがありますが、電子記録債権はシステム上で管理されるため、そのリスクがありません。

なぜ”電子”にする必要があるのか

紙の手形から電子化する最大の理由は、「目に見えないコスト」の削減にあります。

たとえば、こんな経験はありませんか？

• 支払期日の管理に毎月時間を取られる
• 手形の取立てのために銀行に行く時間がもったいない
• 紛失防止のために金庫での厳重管理が必要
• 印紙を貼る手間と税金負担
• 取引先への送付時の郵送コストや配送リスク

こうした一つひとつは小さく見えますが、年間を通してみると膨大な時間とコストになっています。

電子記録債権は、従来の手形では負担の大きかった事務手続きの軽減だけではなく、印紙税・搬送料などのコストを削減できるという大きなメリットがあります。

現場での利用シーンと導入事例

実際の現場では、どのように使われているのでしょうか？

ケース1: 製造業A社の場合
月に100枚以上の手形を発行していたA社は、電子記録債権に切り替えたことで、手形作成の人件費が月に約15万円削減できました。さらに印紙税も年間で約200万円の削減に成功しています。

ケース2: 卸売業B社の場合
資金繰りのために手形割引を頻繁に行っていたB社。電子記録債権に切り替えたことで、必要な金額だけを分割して資金化できるようになり、金利負担が約15%減少しました。

ケース3: 小売業C社の場合
手形の保管や紛失リスクに悩んでいたC社は、電子記録債権導入後、保管スペースの削減と紛失リスクゼロという安心感を手に入れました。担当者の精神的負担も大幅に軽減されています。

見落としがちな取引コストの正体

取引コストと聞くと、多くの方は「手数料」や「金利」といった目に見える金額をイメージするでしょう。

しかし、実は見落としがちな「隠れたコスト」が企業の利益を確実に蝕んでいます。

コストは金額だけじゃない：「手間」「時間」「リスク」

取引コストは大きく分けて「直接コスト」と「間接コスト」に分類できます。

直接コスト：

• 印紙税
• 送付費用（郵送料・宅配料）
• 手数料（振込手数料など）

間接コスト：

• 書類作成の人件費
• 管理・保管の時間と手間
• 紛失・盗難のリスク対策費
• 取立てや支払いに行く時間

特に間接コストは「見えないコスト」として見過ごされがちですが、企業の利益を長期的に圧迫する要因になっています。

紙の手形が招く経理の”あるある負担”

経理担当者なら、こんな状況に身に覚えがあるのではないでしょうか？

「今月も締め日が近づいてきた…手形の作成が間に合うだろうか」

「支払期日が休日にかかる！前営業日の処理に変更しなきゃ」

「あの手形、誰が保管しているんだろう…探すのに半日かかりそう」

「手形を郵送したけど、ちゃんと届いているか不安だな」

これらはすべて、紙の手形を扱う経理担当者の日常的な悩みです。

さらに、次のような負担も頻繁に発生します：

• 月末集中の事務負荷：月末に手形発行業務が集中し、残業が増える
• 不測の事態への対応：紛失や盗難があった場合の対応に膨大な時間がかかる
• 承認プロセスの複雑さ：社印管理者や決裁者のスケジュール調整が必要

これらの「あるある負担」は、数字としては表れにくいものの、実際には大きなコストとなっています。

間接コストを削るには、まず「見える化」から

間接コストを削減するための第一歩は、そのコストを「見える化」することです。

例えば、以下のような項目を洗い出してみましょう：

手形関連業務の時間コスト

業務内容	1回あたりの時間	月間頻度	月間時間
手形作成	15分/枚	50枚	12.5時間
印紙貼付	2分/枚	50枚	1.7時間
社印押印	5分/枚	50枚	4.2時間
発送準備	10分/件	20件	3.3時間
取立て	60分/回	10回	10時間
保管・管理	30分/日	20日	10時間
合計			41.7時間

この表からわかるように、手形関連の業務だけで月に40時間以上（フルタイム勤務約5日分！）が費やされています。

これを時給2,000円の担当者が行うとすれば、月に83,400円、年間で約100万円の人件費がかかっている計算になります。

この「見えない時間」を電子記録債権の導入によって削減できれば、その経済効果は絶大です。

電子記録債権を活用したコスト削減ステップ

電子記録債権の導入は、単にシステムを入れ替えれば完了というものではありません。

実務で効果を発揮するためには、段階的かつ計画的な導入が必要です。

では、具体的にどんなステップで進めればいいのでしょうか？

ステップ1：業務フローの現状把握

まずは、現在の債権債務管理の業務フローを詳細に把握することから始めましょう。

チェックポイント：

• 月間の手形発行枚数・金額
• 売掛金の管理方法と入金サイクル
• 資金繰り表の作成頻度と方法
• 債権債務管理に関わる人員数と作業時間
• 現在使用している会計ソフト・システム

これらの情報を整理することで、どの部分を電子化することが最も効果的かが見えてきます。

実際、私が前職で電子記録債権の導入を検討した際は、まず月間の手形発行枚数が最も多い取引先から洗い出しました。

その結果、全体の20%の取引先で全手形発行枚数の80%を占めていることがわかり、この20%の取引先との取引を電子化するだけで大きな効果が得られることがわかったのです。

ステップ2：電子化できるポイントの洗い出し

次に、業務フローの中で電子化できるポイントを具体的に洗い出します。

電子化できるポイントの例：

• 手形の発行・受取プロセス
• 支払期日管理
• 債権譲渡（割引）手続き
• 取立て業務
• 保管・管理業務

特に効果が大きいのは、発行枚数の多い取引先との間での手形のやり取りです。

例えば、月に10枚以上手形をやり取りする取引先があれば、その取引先との取引を最優先で電子化することで、効率よく効果を上げることができます。

また、手形の取立てに毎回遠方の銀行に行かなければならないケースなども、電子化による効果が特に大きくなります。

ステップ3：導入に必要な体制とツール選定

電子記録債権を導入するためには、適切な体制とツールの選定が不可欠です。

体制構築のポイント：

• 経理部門だけでなく、営業部門も含めたプロジェクトチームの結成
• 責任者と担当者の明確化
• トレーニング計画の立案
• 移行期間中のダブル業務を考慮した人員配置

ツール選定のチェックポイント：

• 主要取引先の銀行が対応しているか
• 銀行が提供する「でんさいSTATION」などのサービスが自社のニーズに合うか
• 既存の会計システムとの連携が可能か
• 初期費用と月額費用のバランス
• セキュリティ対策の充実度

ツール選定では、価格だけでなく使いやすさも重要です。

実際に導入企業の声を聞くと、「安いシステムを選んだが使いづらく結局時間がかかっている」というケースもあります。

可能であれば、複数のサービスのデモ版を試用して、自社の業務フローに最も合ったものを選びましょう。

ステップ4：取引先との調整・合意形成

電子記録債権への移行は、自社だけの問題ではありません。

取引先との綿密な調整と合意形成が成功の鍵を握ります。

取引先との調整ポイント：

• メリットを明確に伝える資料の作成
• 移行スケジュールの共有
• 移行期間中の並行運用についての合意
• 担当者間の連絡体制の確立
• トラブル発生時の対応フローの事前確認

電子記録債権への移行を提案する際は、自社だけでなく取引先にもメリットがあることを具体的に伝えましょう。

例えば「手形保管の手間と紛失リスクがなくなる」「取立てのために銀行に行く必要がなくなる」「資金繰りの見える化ができる」など、取引先の立場になって考えたメリットを伝えることが重要です。

ステップ5：運用開始後の見直しと改善

電子記録債権の運用を開始したら、定期的な見直しと改善を行うことが大切です。

運用後の見直しポイント：

• 導入前と比較した時間削減効果の測定
• コスト削減効果の数値化
• 運用上の課題の洗い出し
• 担当者からのフィードバック収集
• 取引先からの反応や要望の集約

私の経験では、運用開始から3ヶ月、6ヶ月、1年と区切りを設けて効果測定を行うことで、問題点を早期に発見し、改善することができました。

また、当初想定していなかったメリット（例：債権の状況が可視化されたことで、営業部門の与信管理が容易になった）が見つかることも珍しくありません。

そうした「想定外のメリット」も含めて効果を測定し、必要に応じて他の取引先にも展開していくことが効果的です。

導入時の注意点とつまずきやすいポイント

電子記録債権の導入は、多くのメリットがある一方で、注意すべきポイントもいくつか存在します。

実際に導入した企業からよく聞かれる「あるあるつまずきポイント」について解説します。

「電子化したのにラクにならない」理由とは

電子化したのに業務負担が軽減されないケースには、主に以下の原因があります。

1. 部分導入による二重管理

最も多いのが、一部の取引先だけで電子記録債権を導入したため、従来の手形管理と電子記録債権管理の両方を行うことになり、かえって負担が増えるケースです。

【解決策】
導入初期は負担増を前提に計画し、できるだけ早く主要取引先の80%以上をカバーできるよう段階的に移行する。

2. 業務フローの再設計不足

電子化しただけで業務フロー全体の見直しをしていないと、単に「紙の手間」が「システム入力の手間」に変わっただけになります。

【解決策】
導入を機に業務フロー全体を再設計し、入力の自動化や承認フローの簡素化なども同時に行う。

3. 社内教育の不足

新しいシステムの使い方が十分に理解されていないと、操作ミスや確認作業の増加により、かえって時間がかかることがあります。

【解決策】
マニュアル整備と十分な教育時間の確保。特に最初の3ヶ月は手厚いサポート体制を整える。

法制度・運用ルールの確認漏れに注意

電子記録債権には独自の法制度や運用ルールがあり、これらの確認漏れが思わぬトラブルを招くことがあります。

要注意ポイント：

• 支払期日の設定ルール：銀行休業日の自動繰り上げ処理の有無
• 記録請求の期限：発生記録請求や譲渡記録請求の締切時間
• 分割譲渡の最低金額：多くの場合1,000円以上など制限がある
• 電子記録保証の効力**：譲渡時の遡求義務（電子記録保証）の理解
• モラトリアム対応：債務者が倒産した場合の対応手順

特に注意したいのが、譲渡時の「電子記録保証」です。

電子記録債権を他社に譲渡する際、譲渡人には「電子記録保証」という形で保証人としての責任が発生します。

つまり、最終的に債務者が支払わなかった場合、譲渡人が支払いの責任を負うことになります。

この点は手形の裏書譲渡と同様ですが、電子化されると見落としがちなので注意が必要です。

社内と社外、両方の”歩幅をそろえる”工夫

電子記録債権導入の難しさの一つに、社内の各部門と社外の取引先の足並みをそろえることがあります。

社内調整のコツ：

• 営業部門・購買部門・経理部門・財務部門の代表者を含めたプロジェクトチームの結成
• 各部門のメリットを具体的に示す資料の作成
• トップダウンでの導入決定と明確なスケジュール共有
• 各部門の懸念事項をリストアップし、事前に対応策を検討

取引先との調整のコツ：

• 大口取引先から順に説明と交渉を開始
• 取引先にとってのメリットを強調した提案資料の作成
• 移行期間中の併用運用についての明確な合意
• 取引先の担当者の不安を解消するためのサポート体制の構築

特に重要なのは、社内と社外の「移行スピード」を合わせることです。

社内の準備が整っていないのに取引先に急かされたり、逆に社内は準備万端なのに取引先が動かなかったりすると、プロジェクト全体が停滞してしまいます。

実際の導入プロジェクトでは、3〜6ヶ月の移行期間を設け、その間は従来の手形と電子記録債権を並行して運用するケースが多いようです。

電子記録債権のリアルなメリット

ここまで電子記録債権の導入ステップや注意点について解説してきましたが、実際に導入することで得られる「リアルなメリット」とは何でしょうか？

数字で見える効果と、経理現場の日常がどう変わるのかをお伝えします。

キャッシュフロー改善と資金繰りの安定

電子記録債権の導入は、思いのほか資金繰りに好影響をもたらします。

資金繰り改善のポイント：

1. 分割譲渡による柔軟な資金調達

従来の手形では「全額割引」しか選択肢がありませんでしたが、電子記録債権では必要な金額だけを分割して譲渡（資金化）することが可能です。

例えば、1,000万円の電子記録債権を持っていても、今月必要なのは300万円だけという場合、300万円だけを譲渡して資金化することができます。

これにより、必要最小限の金利負担で資金調達ができるようになります。

2. 譲渡のしやすさによるキャッシュフローの機動性向上

電子記録債権はシステム上で簡単に譲渡できるため、急な資金需要にも素早く対応できます。

従来の手形割引では、銀行窓口の営業時間内に物理的に持ち込む必要がありましたが、電子記録債権なら24時間いつでも譲渡記録の請求が可能です（実際の処理は銀行営業日・営業時間内）。

3. 債権管理の可視化による予測精度の向上

電子記録債権はシステム上で一元管理されるため、将来の入金予定が一目で把握できます。

これにより資金繰り表の作成が容易になり、予測精度も向上。結果として余剰資金の効率的な運用や、資金不足の早期発見・対応が可能になります。

経理の手間とヒューマンエラーの減少

電子記録債権の最大のメリットの一つが、経理担当者の業務負担軽減とヒューマンエラーの減少です。

実務負担軽減の具体例：

1. 保管・管理業務の激減

手形の物理的な保管・管理が不要になることで、以下の業務がなくなります：

• 金庫への保管・取り出し
• 定期的な手形の確認作業
• 紛失防止のための台帳管理
• 盗難リスク対策

2. 取立て業務からの解放

電子記録債権は支払期日に自動的に決済されるため：

• 銀行へ取立てに行く時間が不要に
• 取立て手形の仕分け作業が削減
• 期日管理の手間が大幅に軽減

3. ヒューマンエラーの減少

手作業の減少により、以下のようなヒューマンエラーが防止できます：

• 支払期日の記入ミス
• 金額の転記ミス
• 取立て忘れ
• 紛失による支払遅延

ある製造業の経理担当者は、電子記録債権導入後に「月末の残業が3日分減った」と語っています。

また、別の企業では「手形関連のヒューマンエラーがゼロになった」という効果も報告されています。

経営判断に使える「数字の見える化」

電子記録債権は単なる事務効率化ツールではなく、経営判断に活かせる「見える化」ツールでもあります。

経営判断に活かせるポイント：

1. 取引先ごとの債権・債務状況の可視化

電子記録債権システムでは、取引先ごとの債権・債務状況がリアルタイムで確認できます。

これにより、特定の取引先への依存度や、債権回収リスクの集中などが一目で把握でき、リスク分散の判断材料になります。

2. 期日集中のボトルネック発見

支払期日の集中状況も可視化されるため、特定の日に支払いが集中している状況（キャッシュフロー上のボトルネック）を発見しやすくなります。

これを基に、取引条件の見直しや支払日の分散化などの対策を講じることができます。

3. 担当者別の業務負荷の見える化

電子記録債権システムでは、誰がどの業務を行ったかのログが残るため、担当者別の業務負荷が可視化されます。

これにより、特定の担当者に業務が集中している状況を発見し、業務の平準化や人員配置の最適化に役立てることができます。

実際、ある中堅企業では電子記録債権導入後のデータ分析により、月末に支払いが集中し資金繰りが逼迫する状況を発見。

取引先との交渉により支払日を分散させることで、月末の資金需要を30%削減することに成功しました。

中小企業でも始められる！実務視点の導入ヒント

「電子記録債権は大企業向けで、中小企業には難しそう…」

そう思われている方も多いかもしれません。

しかし、実は中小企業こそ電子記録債権のメリットを享受しやすい面があります。

ここでは、限られたリソースの中でも始められる実践的なヒントをお伝えします。

コストをかけずに始めるには？

電子記録債権を導入する際、初期費用やランニングコストを抑える工夫はいくつかあります。

コスト削減のヒント：

1. 銀行提供の無料・低コストサービスの活用

多くの銀行では、「e-Noteless」のような電子記録債権を活用したサービスを提供しており、基本料金が無料または低コストで利用できるものもあります。

まずはメインバンクに相談し、利用可能なサービスを確認しましょう。

2. 段階的導入による負担分散

一度にすべての取引を電子化するのではなく、次のような順で段階的に導入することでコストと負担を分散できます：

1. 最も枚数の多い手形取引先（上位3社程度）
2. 定期的に取引のある主要取引先（月1回以上）
3. その他の取引先

このように段階的に進めることで、初期の混乱やコストを最小限に抑えることができます。

3. 業界団体や商工会議所のセミナー活用

多くの業界団体や商工会議所では、電子記録債権に関するセミナーや導入支援を行っています。

こうした無料または低コストの情報提供サービスを活用することで、コンサルタント費用を抑えることができます。

取引先がアナログでも諦めない工夫

「うちは導入したいけど、取引先が古い体質で…」というケースも少なくありません。

そんな状況でも諦めずに進めるためのヒントをご紹介します。

説得のポイント：

1. 取引先にとってのメリットを具体的に示す

取引先にとっても電子記録債権には次のようなメリットがあります：

• 手形の保管リスク削減
• 取立ての手間削減
• 印紙税の節約
• 資金化の柔軟性向上

これらを数字で示すことが重要です。例えば「年間の印紙税が約○○万円削減できます」など。

2. 移行期間中のサポート提案

特に高齢の経営者や担当者がいる取引先には、移行期間中のサポートを具体的に提案することが効果的です：

• 初回の電子記録債権発行時の操作サポート
• マニュアルの提供
• 定期的な確認連絡
• 必要に応じたトレーニングセッションの提供

3. 段階的な移行プランの提示

いきなり全取引を電子化するのではなく、試験的に一部の取引から始める提案も有効です：

• 最初の3ヶ月は月1回の小額取引だけを電子化
• 問題なければ徐々に範囲を拡大
• 1年程度かけて全取引を移行

このような段階的アプローチは、特に変化に慎重な取引先の不安を和らげる効果があります。

佐伯流「社内説得のためのひと言」

最後に、社内での導入推進に役立つ「決め手となるひと言」をいくつかご紹介します。

これらは私自身が経理担当時代に実際に使って効果のあった「決め手のフレーズ」です。

経営者への説得：

「手形管理の人件費だけで年間約○○万円かかっています。電子記録債権に移行すれば、この費用の70%は削減でき、その分を戦略的業務に回せます」

営業部門への説得：

「電子記録債権に移行すれば、取引先の与信状況がリアルタイムで確認でき、取引条件の交渉材料にもなります。営業戦略にも活かせる仕組みなのです」

総務部門への説得：

「手形紛失のリスクがなくなるということは、BCP対策としても有効です。災害時でも債権情報が安全に保管されます」

導入に消極的な担当者への説得：

「最初の3ヶ月は確かに大変かもしれません。でも私も前職で導入を経験しましたが、半年後には『なぜもっと早く導入しなかったんだろう』と皆が言うようになりました」

これらのフレーズは、単なる業務効率化ではなく、企業経営や各部門の課題解決につながることを示す内容になっています。

電子記録債権の導入は、単なるシステム変更ではなく、「働き方改革」の一環として位置づけることで、全社的な理解と協力を得やすくなるでしょう。

まとめ

電子記録債権は、単なる「手形の電子化」ではなく、経理業務の効率化と働き方改革の強力なツールです。

取引コスト削減の効果は、以下の3つの側面から現れます：

• 直接コストの削減：印紙税、郵送費、保管コストなどの明示的なコスト削減
• 間接コストの削減：事務作業時間、ヒューマンエラー対応、取立て業務などの隠れたコスト削減
• 機会創出効果：経理担当者の時間を創出し、より付加価値の高い業務へのシフトが可能に

導入にあたっては、現状の把握から始め、段階的にアプローチすることが成功の鍵です。

また、社内と取引先の双方の理解と協力を得ることが、スムーズな移行には不可欠です。

経理担当者の皆さんは、日々の業務に追われながらも「もっと効率的な方法があるはずだ」と感じていることでしょう。

電子記録債権は、そんな思いを形にできる可能性を秘めています。

私自身、経理部門で手形管理に苦労した経験から言えるのは、「あの時知っていたら、もっと早く導入していただろう」ということです。

時代は着実にデジタル化へと進んでいます。

電子記録債権の導入は、単に業務効率化をもたらすだけでなく、あなた自身の働き方も変える可能性を秘めています。

今回の記事が、皆さんの一歩を踏み出すきっかけになれば幸いです。